Solusi NPWP Tidak Ditemukan di Coretax Saat Membuat Faktur Pajak

Sistem Coretax atau Pembaruan Sistem Inti Administrasi Perpajakan (PSIAP) merupakan inisiatif monumental dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP) untuk memodernisasi dan mengintegrasikan seluruh layanan perpajakan di Indonesia. Salah satu fungsi vital bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) adalah pembuatan Faktur Pajak.

Namun, dalam proses transisi dan implementasi sistem baru ini, banyak Wajib Pajak menghadapi kendala munculnya notifikasi “NPWP Lawan Transaksi Tidak Ditemukan”.

Notifikasi ini tentu dapat menghambat proses bisnis, menunda pencatatan transaksi, dan menimbulkan kebingungan. Artikel ini akan membahas secara mendalam, dari akar penyebab hingga solusi langkah demi langkah, cara mengatasi masalah ini secara efektif dan efisien.

Memahami Cara Kerja Validasi NPWP di Coretax

Sebelum masuk ke solusi, penting untuk memahami mengapa masalah ini bisa terjadi. Tidak seperti sistem sebelumnya yang mungkin memiliki kelonggaran, Coretax dirancang sebagai sistem yang terintegrasi secara real-time dengan database utama (masterfile) Wajib Pajak milik DJP.

Setiap kali Anda memasukkan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) lawan transaksi saat membuat Faktur Pajak, sistem Coretax akan melakukan proses validasi instan. Proses ini mencakup:

Pengecekan Keberadaan: Memastikan NPWP tersebut memang terdaftar di dalam database DJP.
Pengecekan Status: Memverifikasi status NPWP tersebut, apakah Aktif, Non-Efektif (NE), atau sudah Dihapuskan/Dicabut.
Sinkronisasi Data: Mencocokkan data yang Anda input dengan data terbaru yang ada di masterfile DJP.

Sistem yang ketat ini bertujuan untuk meningkatkan validitas dan akurasi data transaksi perpajakan. Akibatnya, setiap inkonsistensi, sekecil apa pun, akan langsung terdeteksi dan menyebabkan proses pembuatan Faktur Pajak gagal.

5 Penyebab Utama NPWP Tidak Ditemukan

Kegagalan validasi NPWP dapat disebabkan oleh berbagai faktor, mulai dari kesalahan manusia yang sederhana hingga isu data yang lebih kompleks.

Berikut adalah lima penyebab paling umum yang perlu Anda identifikasi.

1. Kesalahan Pengetikan (Human Error)

Ini adalah penyebab paling umum dan sering terlewatkan. NPWP terdiri dari 15 atau 16 digit angka yang rentan salah ketik.

Kekeliruan satu digit saja sudah cukup bagi sistem Coretax untuk menolak NPWP tersebut karena dianggap tidak ada dalam database.

2. Status NPWP Lawan Transaksi Non-Efektif (NE) atau Dihapuskan

Banyak Wajib Pajak tidak menyadari bahwa NPWP lawan transaksi mereka berstatus Non-Efektif. Status NE adalah kondisi di mana Wajib Pajak dikecualikan sementara dari kewajiban pelaporan SPT karena alasan tertentu, misalnya:

Wajib Pajak Orang Pribadi yang penghasilannya di bawah Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
Perusahaan yang sudah tidak memiliki kegiatan usaha namun belum mengajukan pembubaran.
Wajib Pajak yang mengajukan permohonan status NE secara mandiri. Sistem Coretax secara tegas hanya akan mengenali NPWP dengan status “Aktif” untuk dapat bertransaksi dan menerbitkan Faktur Pajak. Jika statusnya NE atau bahkan sudah dihapuskan, sistem akan membacanya sebagai NPWP yang tidak valid untuk transaksi PPN.

3. Data Belum Sinkron di Database Masterfile DJP

Isu ini bersifat lebih teknis. Bisa jadi lawan transaksi Anda baru saja melakukan perubahan data (misalnya, pindah alamat, perubahan nama perusahaan, atau bahkan baru saja mendaftar NPWP).

Meskipun proses perubahan di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) sudah selesai, terkadang ada jeda waktu (delay) hingga data tersebut sepenuhnya terbarui dan tersinkronisasi di seluruh server DJP yang diakses oleh Coretax.

Selama masa jeda ini, sistem mungkin masih membaca data lama, sehingga validasi gagal.

4. Format NPWP yang Diinput Tidak Sesuai

Meskipun sistem modern sering kali secara otomatis mengabaikan tanda baca seperti titik (.) dan strip (-), ada baiknya untuk memastikan format yang digunakan sudah benar.

Lebih penting lagi, dengan adanya integrasi NIK menjadi NPWP untuk orang pribadi, pastikan Anda memasukkan nomor yang tepat. Untuk transaksi dengan Wajib Pajak Badan, pastikan Anda menggunakan NPWP 15 digit, bukan NIK pengurusnya.

5. Penggunaan NPWP Cabang, Bukan Pusat

Untuk Wajib Pajak Badan yang memiliki cabang, pemusatan PPN adalah hal yang umum. Artinya, seluruh transaksi yang melibatkan PPN harus menggunakan NPWP Pusat (kode tiga digit terakhir adalah .000).

Jika Anda keliru memasukkan NPWP Cabang (misalnya, .001, .002, dst.) yang tidak terdaftar sebagai PKP, maka sistem Coretax akan menolaknya.

Cara Mengatasi NPWP Tidak Ditemukan

Jangan panik saat menemukan notifikasi error ini. Ikuti langkah-langkah terstruktur berikut untuk menemukan dan menyelesaikan masalah.

1. Verifikasi Ulang NPWP

Ini adalah tindakan pertama yang wajib dilakukan.

Ketik Ulang: Jangan hanya melihat dan membandingkan. Hapus seluruh NPWP yang sudah diinput, lalu ketik ulang digit per digit secara manual.
Minta Bukti Resmi: Hubungi lawan transaksi Anda dan minta mereka untuk mengirimkan foto kartu NPWP atau Surat Keterangan Terdaftar (SKT) mereka. Ini adalah cara paling akurat untuk memastikan tidak ada salah penomoran.

2. Lakukan Pengecekan Status NPWP Secara Online

DJP menyediakan fasilitas publik untuk mengecek validitas NPWP. Ini adalah langkah krusial untuk mendiagnosis masalah.

Kunjungi Portal DJP: Buka browser dan akses laman resmi pengecekan NPWP: https://ereg.pajak.go.id/ceknpwp
Input Data:
- Untuk Wajib Pajak Badan, cukup masukkan 15 digit NPWP.
- Untuk Wajib Pajak Orang Pribadi, Anda perlu memasukkan NPWP dan NIK KTP yang bersangkutan.
Analisis Hasil:
- Jika data muncul dengan status “Aktif”: Kemungkinan besar masalahnya ada pada sinkronisasi data atau kesalahan sistem sesaat. Coba lagi dalam beberapa jam.
- Jika data muncul dengan status “Non-Efektif (NE)”: Anda telah menemukan akar masalahnya. NPWP tersebut perlu diaktifkan kembali.
- Jika muncul notifikasi “Data Tidak Ditemukan”: Hampir pasti ada kesalahan pengetikan NPWP. Kembali ke Langkah 1.

3. Komunikasi Proaktif dengan Lawan Transaksi

Setelah Anda melakukan pengecekan, tanggung jawab penyelesaian sering kali berada di pihak lawan transaksi.

Informasikan Hasil Pengecekan: Hubungi mereka dan sampaikan dengan jelas notifikasi error yang Anda terima beserta hasil pengecekan dari situs DJP (misalnya, “NPWP Bapak/Ibu terdeteksi berstatus Non-Efektif di sistem DJP”).
Sarankan Tindakan: Arahkan mereka untuk melakukan hal berikut:
- Mengajukan Permohonan Aktivasi Ulang: Jika statusnya NE, mereka harus mengajukan “Permohonan Pengaktifan Kembali Wajib Pajak Non-Efektif”. Proses ini biasanya dapat dilakukan melalui akun DJP Online mereka atau dengan menghubungi KPP tempat mereka terdaftar.
- Konfirmasi ke KPP: Jika mereka baru saja melakukan perubahan data, sarankan mereka untuk menghubungi Account Representative (AR) di KPP mereka untuk memastikan proses pembaruan data telah selesai dan tersinkronisasi sepenuhnya.

4. Eskalasi ke Pihak DJP (Jika Diperlukan)

Jika setelah semua langkah di atas dilakukan dan NPWP lawan transaksi sudah dipastikan aktif namun masalah tetap berlanjut, ini mungkin menandakan adanya isu teknis di sisi sistem.

Hubungi Kring Pajak: Telepon ke 1500200 atau manfaatkan layanan live chat di situs pajak.go.id.
Jelaskan Kronologinya: Sampaikan dengan detail masalah yang Anda hadapi dan langkah-langkah yang sudah Anda tempuh (misalnya, “Saya sudah verifikasi nomor, cek di ereg statusnya aktif, dan lawan transaksi sudah konfirmasi ke AR-nya, tapi di Coretax tetap tidak ditemukan”). Informasi ini akan membantu agen Kring Pajak mendiagnosis masalah lebih cepat.

Tips Pencegahan dan Praktik Terbaik

Validasi di Awal: Jadikan standar operasional (SOP) untuk selalu melakukan pengecekan NPWP setiap kali menjalin kerja sama dengan klien atau vendor baru, sebelum transaksi pertama terjadi.
Database Internal: Buat dan kelola database NPWP pelanggan dan vendor yang terverifikasi. Beri catatan tanggal verifikasi terakhir.
Edukasi Lawan Transaksi: Secara berkala, informasikan kepada mitra bisnis Anda tentang pentingnya menjaga status NPWP tetap aktif untuk kelancaran transaksi.

Dengan memahami alur kerja sistem Coretax dan mengikuti panduan pemecahan masalah yang sistematis, kendala “NPWP Tidak Ditemukan” dapat diatasi dengan cepat, memastikan proses bisnis Anda berjalan lancar tanpa hambatan administrasi perpajakan yang tidak perlu.